Manual 2009 de los Reglamentos del Empleo que Regulan a los Empleadores y Trabajadores Agrícolas de Florida: Retención de Impuestos sobre el Ingreso para los Trabajadores Agrícolas [Federal]1
Fritz Roka, Michael Olexa, Katherine Smallwood, Leo Polopolus, and Carol Fountain2
Propósito
Una ley federal que requiere de la retención del impuesto federal sobre el ingreso del salario en efectivo de los trabajadores agrícolas.
Quienes Deben Cumplir
Los empresarios agrícolas están obligados a retener el impuesto federal sobre el ingreso de los salarios de cualquier empleado (incluyendo los miembros de la familia) si el ingreso del empleado esta sujeto a los impuestos del Seguro Social y Seguro Medico. Una de las dos siguientes pruebas debe cumplirse:
A un trabajador que se le paga $150 o más por año.
Que el gasto total anual de trabajo del empleador es de $2,500 o más por año.
Excepciones
Los empleadores agrícolas están exentos de la retención del impuesto sobre el ingreso de los trabajadores con salarios mínimos de $150 en un año calendario o si la nomina anual del empleador fue menor de $2,500.
Los empleados de la cosecha a mano están exentos de la retención de impuestos sobre el ingreso si cumplen con los siguientes criterios:
Son pagados por una parte del trabajo, de un trabajo que normalmente se paga sobre una base tarifaria de una parte del trabajo.
Que se desplazan diariamente a la granja de una residencia permanente.
Que fueron empleados en la agricultura por menos de trece semanas durante el año calendario anterior.
Un trabajador puede estar exento de la retención del impuesto sobre el ingreso si el trabajador no tiene responsabilidad de impuestos para el año anterior y no espera tener responsabilidad del impuesto en el año actual. Para reclamar una exención de una retención anual de impuesto, tiene que ser presentada la Forma W-4.
Los sueldos sujetos a impuestos incluyen salarios, comisiones, bonos, pagos, honorarios o cualquier otro detalle de valor. Si un trabajador es pagado completa o parcialmente con productos basicos, el valor del producto es tratado como sujeto a retención de impuestos del Seguro Social. Sin embargo, el valor de las comidas y el alojamiento amueblado para la conveniencia del trabajador, no está sujeto a impuestos en la mayoría de las circunstancias.
Los empleados extranjeros no residentes (ENR) están sujetos a retención de impuestos sobre el ingreso. Esos trabajadores (ENRs) no pueden reclamar una exención de la retención del impuesto y deben llenar la Forma W-4 como si fueran solteros independientemente de su estado civil. En el impuesto del año 2009, fueron colocadas nuevas tablas de retención para calcular la retención de impuesto para los empleados ENR.
En contraste, los trabajadores H-2A son trabajadores invitados legales, contratados temporalmente para realizar un servicio agrícola. Ellos no requieren pagar ningún impuesto sobre el ingreso a los Estados Unidos, por lo tanto no es necesaria la retención del impuesto sobre el ingreso.
Responsabilidades del Empleador
Los empleadores están obligados a:
Verificar la elegibilidad del empleo de todos los trabajadores nuevos y de aquellos trabajadores cuya elegibilidad ha expirado. Solo las formas I-9, revisadas y fechadas el 3 de Abril de 2009, son aceptables para la verificación del empleo.
Algunas de las revisiones de la Forma I-9 incluye:
No aceptación de cualquier documentación que ha caducado.
La eliminación de las Formas I-688, I-688A y la I-688B, de la Lista A de documentos aceptables (Tarjetas de Residente Temporal y Tarjetas de Autorización de Empleo Expirado).
Asegurar que los trabajadores completan la formaW-4, Certificado de Exenciónde la Retención del Empleado, al momento del empleo. Si el trabajador escoge reclamar la exención total de la retención en la Línea 7 de la W-4, el empleador puede aceptar el reclamo del estado de la exención.
Retener el impuesto sobre el ingreso de los salarios pagados por el trabajo agrícola. Cuando un empleado reclama, ya sea más de 10 exenciones, o reclama la exención de retención y los salarios exceden $200 por semana, las copias de la Forma W-4 deben ser enviadas al Servicio de Impuestos Internos (SII).
Enviar los pagos al SII a través de un banco local. Los pagos deben ser acompañados por la Forma 8109, el cupón de depósito del impuesto federal. El SII automáticamente le enviará un libro de cupones cuando usted solicite un número de identificación (ID) de un empleador. La cantidad combinada del Seguro Social (FICA) y la retención del impuesto sobre el ingreso, determina con qué frecuencia debe hacer los depósitos. El programa de depósitos es idéntico al de depósitos de los impuestos de FICA (Seguro Social).
Dar a los empleados la Forma W-2, Salarios y Declaración de Impuestos, para el 31 de Enero del año anterior.
Envíe la copia A de la Forma W-2 y Forma W-3 (Transmisión de Ingreso y Declaración de Impuestos) junto con la Forma 943 (Retorno de Impuesto Anual del Empleador para los Empleadores Agrícolas) al SII el 31 de Enero. Esto puede ser aplazado si el impuesto fue pagado en su totalidad el 10 de Febrero.
Los empleadores agrícolas pueden basarse en un contratista de trabajo agrícola (CTA) para trabajar en la retención del impuesto sobre el ingreso de los salarios de los trabajadores y los impuestos del Seguro Social. Los empleadores agrícolas, sin embargo, necesitan estar completamente conscientes de las obligaciones que los unen al empleo. Si un CTA incumple con la retención y el depósito de la cantidad correcta de los impuestos, el empleador agrícola podría ser sancionado y considerado responsable por los impuestos no pagados.
Los empleadores necesitan estar conscientes de que la División de Salario y Hora del Departamento del Trabajo (DT) de los Estados Unidos, puede vigilar una falla para depositar retenciones de la FICA e impuestos de ingresos de una manera programada como falla para pagar salarios debido a una violación de la Ley Estándar de Trabajo Justo. Esto agregaría multas y sanciones al DT y multas y sanciones aplicadas por el SII por incumplimiento en la retención y deposito de impuestos en el tiempo oportuno.
Definiendo al Empleador de los Trabajadores Agrícolas
Muchos agricultores alquilan o contratan el trabajo de los contratistas con los líderes del grupo para manejar a sus trabajadores agrícolas. Depende de las circunstancias, si el empleador es el agricultor o el líder / el contratista del trabajo (y tiene la responsabilidad por presentar los reportes de los salarios) (ver el documento EDIS FE870, Ley de Protección del Trabajador Agrícola Migrante y Estacional (LPME) [Federal] para la ultima definición de unión de empleo compartido).
Los contratistas independientes pueden manejar todas las responsabilidades del reporte-del salario. Sin embargo, si un acuerdo escrito declara que líder del grupo (o capataz) es el empleado del agricultor, obviamente el agricultor es el responsable por todos los informes de los salarios y el mantenimiento de los registros.
Acuerdo Escrito
Si el agricultor y el líder del grupo acuerdan que el agricultor manejará el Seguro Social y lo relacionado a la retención de impuesto del SII (y que el líder del grupo es el empleado del agricultor), ellos deberán preparar un acuerdo escrito. No es necesaria una forma especial, pero el acuerdo deberá ser firmado por ambas partes e incluirá lo siguiente:
Los nombres y direcciones del agricultor y del líder del grupo.
Ubicación de la granja, tipo de cultivo, operaciones y las fechas aproximadas del trabajo.
Declaración de que el líder del grupo proporcionara un grupo de trabajadores para hacer el trabajo.
Declaración de que el líder y los trabajadores son empleados del agricultor, quien reportará sus salarios y pago de los impuestos del Seguro Social y Seguro Medico de manera oportuna.
Declaración acerca de los gastos hechos por el líder por servicios, salarios por pagar a los trabajadores y cualquier transporte, alojamiento, y seguro a proporcionarse.( Ver el documento EDIS FE879, Seguro Social y Seguro Medico [Federal]).
Obligaciones del Impuesto del Trabajador
Si un trabajador agrícola es obligado a prestar una declaración de retorno de impuestos sobre el ingreso con el SII, esto depende de su estado civil y el umbral asociado al ingreso. Esos umbrales pueden cambiar anualmente, por lo que todos deben consultar la Publicación 1040 del SII para los impuestos del año actual. Para los impuestos de fines del año 2009, si un trabajador es soltero, menor de 65 años y con un ingreso menor de $9,350 del ingreso bruto, el trabajador NO tiene que presentar una declaración de impuestos. El umbral de ingreso incrementa a $18,700, si el trabajador está casado y declara conjuntamente. Existen otros estados de declaración para las personas mayores a 65, casadas y declaran por separado y como jefe de familia.
Aun si un trabajador no es obligado a presentar un retorno de declaración de impuesto él o ella deberá considerar una declaración de rembolso si él o ella quieren:
Un reembolso completo de los impuestos retenidos.
Aplicar para un crédito por ingreso de trabajo.
Establecer un registro para facilitar cambios futuros en el estado de inmigración.
Un trabajador agrícola está obligado a presentar una declaración de impuesto estimado, usando la Forma 1040 –ES si él o ella esperan tener una responsabilidad de impuesto de $500 o más de fuentes no sujetas a la retención. El impuesto puede ser pagado en cuatro instalaciones iguales.
Información Relacionada
La Circular A, Guía del Impuesto del Trabajador Agrícola, Publicación No. 51, Servicio de Impuestos Internos (revisado anualmente)
La Circular E, Guía de Impuesto de los Trabajadores, Publicación 15, Servicio de Impuestos Internos (revisado anualmente)
Ley de Reconciliación de Ingresos de 1989, Subtitulo F, Parte IV, Sección 7631 (a), (b) y (c)
Boletín del Trabajo No. 470, Asociacion de Frutas y Vegetales de Florida, Orlando, FL. 5 de Diciembre de 1989
Manual del Seguro Social para los Agricultores. Administración del Seguro Social (revisado anualmente)
Agencia Responsable
Departamento del Tesoro de los Estado Unidos
Servicio de Impuestos Internos
Washington, D.C.
Para las oficinas locales, ver el directorio telefónico para:
Gobierno de los Estados Unidos
Servicio de Impuestos Internos
Para llamar gratis al teléfono del SII:
Para información, 1(800) 829-1040
Para ordenar los formatos de los impuestos, 1(800) 829-3676
Footnotes
Este es el documentao EDIS FE867 (versión en español de FE403), una publiciación de Food and Resource Economics Department, Florida Cooperative Extension Service, Institute of Food and Agricultural Sciences, University of Florida, Gainesville, FL. Publicado en Octubre 2010. Por favor visite la página electrónica de EDIS en http://edis.ifas.ufl.edu.
Fritz Roka, profesor asociado, Food and Resource Economics Department, University of Florida, Southwest Florida Research and Education Center, Immokalee, FL; Micahel Olexa, profesor, Food and Resource Economics Department, University of Florida, Gainesville, FL; Katherine Smallwood, estudiente, Levin College of Law, University of Florida, Gainesville, FL; Leo Polopolus, profesor emérito, Food and Resource Economics Department, University of Florida, Gainesville, FL; y Carol Fountain, editor, Food and Resource Economics Department, University of Florida, Gainesville, FL; Florida Cooperative Extension Service, Institute of Food and Agricultural Sciences, University of Florida, Gainesville, FL. La traducción del inglés al español estuvo a cargo del Dr. Filiberto Reyes-Villanueva.
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